Tidsstyring

Tidsstyringen lar deg definere når sentralbordet er åpent, hva som skjer i ulike tidsperioder, og hvordan spesielle dager håndteres.

Åpne tidsstyring

1. Gå til Innstillinger øverst til høyre i sentralbordet
2. Klikk på Tidsstyring

12

Forstå tidsstyringen

Tidsstyringen har to hovedfaner:

Ordinære dager (Ukevisning)

Ukevisningen viser en kalender med alle syv dager og ulike tidsperioder:

Typer tidsperioder

Endre åpningstider

Metode 1: Dra i tidsperiodene

1. Hold musepekeren over kanten av en tidsperiode
2. Dra opp eller ned for å endre start- eller sluttid
3. Endringene lagres automatisk

Metode 2: Redigere direkte

1. Klikk på tidsperioden i høyre panel
2. Endre start- og sluttid i feltene
3. Klikk Lagre

Legge til ny tidsperiode

1. Klikk og dra i kalenderen der du vil opprette perioden
2. Velg type: Åpningstid, Lunsj eller Egendefinert
3. Juster tidene hvis nødvendig
4. Legg til handlinger (se nedenfor)
5. Klikk Lagre

Handlinger i tidsperioder

Hver tidsperiode kan ha én eller flere handlinger som definerer hva som skjer:

Lydfil

Spill en velkomstmelding eller informasjon for innringer.

1. Klikk Legg til handling
2. Velg Lydfil
3. Velg lydfil fra mediekatalogen
4. Klikk Lagre

Ring kø

Koble innringer til en samtalekø.

1. Klikk Legg til handling
2. Velg Ring kø
3. Velg køen
4. Klikk Lagre

Meny

La innringer velge med tastene (IVR-meny).

1. Klikk Legg til handling
2. Velg Meny
3. Definer valgene (f.eks. “Trykk 1 for salg, 2 for support”)
4. Koble hvert valg til en handling
5. Klikk Lagre

Ring nummer

Videresend samtalen til et spesifikt nummer.

1. Klikk Legg til handling
2. Velg Ring nummer
3. Skriv inn nummeret
4. Klikk Lagre

Spesielle dager

Fanen Spesielle dager lar deg håndtere unntak fra den ordinære timeplanen.

Åpne spesielle dager

1. Klikk på fanen Spesielle dager
2. Du ser en årsoversikt med markerte dager

Legge til spesiell dag

Enkeltdag (f.eks. julaften)

1. Klikk på datoen i kalenderen
2. Klikk Legg til egendefinert periode
3. Sett tidene (eller velg “Hele dagen stengt”)
4. Legg til handling (f.eks. stengt-melding)
5. Klikk Lagre

Gjentakende dag (f.eks. 1. mai hvert år)

1. Klikk på datoen
2. Klikk Legg til egendefinert periode
3. Aktiver Gjenta årlig
4. Sett tidene og handlinger
5. Klikk Lagre

Helligdager

Omnicus kan automatisk legge til norske helligdager:

1. Klikk Importer helligdager
2. Velg hvilke helligdager som skal importeres
3. Klikk Legg til

Eksempel: Sette opp juleferie

1. Gå til Spesielle dager
2. Klikk på 24. desember
3. Legg til periode: Hele dagen stengt
4. Velg handling: Spille av lydfil “Julehilsen”
5. Gjenta for 25. desember og 26. desember
6. For 27-30. desember, velg f.eks. reduserte åpningstider
7. Lagre alle endringene

Prioritering av tidsperioder

Omnicus bruker følgende prioritet:

1. Spesielle dager - Har alltid høyest prioritet
2. Egendefinerte perioder - Overskriver standard
3. Lunsj - Standard lunsjperiode
4. Åpningstid - Ordinær åpningstid

Vanlige oppsett

Standard kontor (08-16, mandag-fredag)

• Åpningstid: 08:00-11:30 og 12:00-16:00
• Lunsj: 11:30-12:00
• Stengt: Lørdag og søndag

Legekontor med telefontid

• Åpningstid: 08:00-15:00
• Lunsj (periode hvor telefonen er stengt i telefontiden): 11:00-13:00 (med informasjonsmelding)
• Standard handling (helt stengt): 15:00-08:00

Døgnåpen support

• Åpent: 00:00-24:00 alle dager
• Redusert kapasitet: Helger (annen kø eller melding)

Tips for effektiv tidsstyring

1. Planlegg fremover - Legg inn ferier og helligdager i god tid
2. Test endringer - Ring inn og test at meldinger spilles riktig
3. Informative meldinger - Fortell når dere åpner igjen
4. Tilbakering - Tilby tilbakering i perioder med lang ventetid

Neste steg

• Lydfiler - Opprett og rediger lydmeldinger
• Sentralbord - Lær å håndtere samtaler

Har du spørsmål? Ta kontakt med support@omnicus.com.