Telefonsystemet på et legekontor er hjertet av kommunikasjonen mellom helsepersonell og pasienter. Men mange legekontor står i dag overfor flere utfordringer med ineffektive, gammeldagse telefoniløsninger.

Fra manglende køfunksjon til problemer med å stenge sentralbordet ved sykdom og helligdager, kan disse utfordringene skape frustrasjon både for helsesekretærer og pasienter. I denne artikkelen skal vi utforske vanlige problemer, hvilke konsekvenser de har, og hvordan en moderne, integrert telefoniløsning er være svaret.

Ineffektive telefonsystemer på legekontor

Legekontorer opplever flere utfordringer med sine eksisterende telefonsystemer, som ikke er tilpasset dagens behov. Her er noen av de vanligste problemene:

1. Vanskelig å spille inn og endre talemeldinger: Ofte er det tungvint å oppdatere beskjeder, som kan føre til utdatert informasjon for pasienter og innvolvering fra 3.part for å få gjennomført endringer.
2. Problem med å stenge sentralbordet ved personalmøter, sykdom og helligdager: Når sentralbordet ikke kan stenges enkelt, blir ansatte overbelastet med anrop når de ikke er tilgjengelige.
3. Ingen kø-opplesing for pasienter: Uten at pasientene vet hvor lang ventetiden er, skapes det ofte irritasjon, noe som igjen fører til lenger samtaletid per samtale og gjentatte ubesvarte anrop.
4. Ingen prioritering av viktige tjenester som øyeblikkelig hjelp eller AMK: Uten et prioritetsbasert system risikerer akutte henvendelser å bli stående i kø.
5. Vanskelig å sette over samtaler eller opprette konferansesamtaler: Dette skaper ineffektivitet i kommunikasjonen mellom ansatte og eksterne instanser.
6. Gammelt system og tungvint brukeropplevelse: Mange systemer ser utdaterte ut og krever unødvendig mye tid og krefter for de ansatte.
7. Får ikke ringt ut når det er kø på sentralbordet: Når det er kø – spesielt med løsninger fra mobiloperatørene – er det utfordrende å foreta anrop, noe som ytterligere forsinker samtale håndteringen.

Hva koster ineffektiviteten?

Når telefonsystemet ikke fungerer optimalt, får det økonomiske konsekvenser både for helsesekretærene og legesenteret som helhet:

1. Stress og ineffektivitet for helsesekretærer: Manglende funksjonalitet i telefonsystemet fører til stress og ineffektivitet, noe som kan resultere i feil eller forringet kvalitet på tjenestene.
2. Dårlig pasientopplevelse: Lange ventetider og manglende informasjon gjør at pasientene blir frustrerte, noe som igjen skader legekontorets omdømme.
3. Kritiske tjenester blir ikke prioritert: Når det ikke finnes mulighet for å prioritere samtaler fra AMK eller legevakt, kan det ha livsviktige konsekvenser.
4. Økonomiske tap: Ineffektivitet koster. Når ansatte bruker unødig tid på å håndtere telefonsystemet, går det ut over både pasientbehandling og produktivitet. I tillegg kan eldre systemer medføre unødvendige tellerskritt.

Løsningen: En moderne, integrert telefoniløsning for legekontor

For å møte dagens krav og forventninger trenger legekontorer en telefoniløsning som er stabil, moderne og enkel å bruke. Med en integrert telefoniløsning, som Omnicus tilbyr, kan mange av de vanligste problemene løses:

1. Enkel håndtering av talemeldinger og åpningstider: Med et intuitivt system kan helsesekretærer enkelt oppdatere talemeldinger og tilpasse åpningstidene, slik at pasientene alltid får riktig informasjon.
2. Prioritering av viktige tjenester: Systemet gir mulighet til å prioritere viktige samtaler fra AMK eller legevakt, slik at kritiske tilfeller alltid blir håndtert først.
3. Full oversikt over kø og ventetid: Helsesekretærene får en enkel oversikt av pasienter i kø. Samtidig får pasientene tydelig beskjed om hvor lenge de må vente, noe som reduserer frustrasjon og gjør at de føler seg ivaretatt.
4. Moderne og brukervennlig grensesnitt: Helsesekretærer kan enkelt sette over samtaler, opprette konferansesamtaler og administrere samtaler uten behov for omfattende opplæring eller innvolvering av eksterne ressurser.
5. Stabil og pålitelig drift: Med et system som er utviklet med enkelhet i fokus, vil behovet for ekstern support være minimalt, noe som frigjør tid og ressurser for legekontoret.

Ta en prat med oss

Ønsker du en enklere og mer effektiv telefoniløsning for ditt legekontor? Book en demo i dag, eller se vår online demo for å oppleve hvordan Omnicus kan forbedre din kommunikasjon og pasienthåndtering.